Case Study

Organizacja projektu w sektorze publicznym niesie za sobą wiele wyzwań, takich jak strategiczne planowanie zadań, zarządzanie kadrą pracowników, współpraca z kontrahentami oraz kontrola finansowa całego projektu. Należy pamiętać, że każdy projekt jest dynamicznym, ewoluującym procesem, wymagającym stałego nadzoru.

Zarządzanie projektem w sektorze publicznym

Cel

Cel

Zwiększenie komfortu pracy w Wydziale Inwestycji Miejskich

Naszym celem było usprawnienie procesu zarządzania projektem, by ewidencja prowadzonych prac była szybka i bezbłędna. Chcieliśmy wyeliminować ryzyko popełnienia błędów, scentralizować bazę dokumentów oraz utworzyć wspólne środowisko pracy dla wszystkich uczestników projektu. System ma zwiększać komfort pracy i podnieść transparentność działań urzędu.

Geneza

Realizacja projektu

Aplikacja webowa została opracowana na bazie realnych problemów, jakich doświadczają pracownicy urzędów miejskich. System jest wynikiem rozmów i stałej współpracy z jego przyszłymi użytkownikami. Dzięki poznaniu specyfiki pracy Wydziału Inwestycyji Miejskich przy jednym z dużych polskich miast mogliśmy stworzyć w pełni automatyczny system do zarządzania projektami.

Geneza

Wyzwanie

Automatyczny system, agregujący dane o projekcie

  1. Automatyczne generowanie raportów Szybkie tworzenie rozbudowanych raportów z zakończonych projektów. Automatyczne eksportowanie danych finansowych, rozliczeń czasu pracy i harmonogramów czasowych.

  2. Ewidencja projektu Kontrola projektu na poziomie budżetu, faktur i czasu trwania prac.
    Przejrzysta prezentacja danych na wykresie Gantta. Dostępne filtry, ułatwiające wyszukiwanie zadań w projekcie.

  3. Planowanie zadań członków zespołu oraz własnych zadań Indywidualny kalendarz czynności na każdy dzień, zintegrowany z systemem powiadomień, informującym o kończących się zadaniach.

  4. Weryfikacja czasu pracy pracowników Monitorowanie statusu zadań i efektywności pracy swoich pracowników.
    Przejrzysty widok kalendarza, ułatwiający planowanie czynności na każdy dzień.

  5. System powiadomień Notyfikacje dostosowane do roli, jaką pełni użytkownik w danym projekcie, informujące o statusie zadań i zbliżających się deadlinach.

  6. Kontrola finansowa Możliwość dodawania faktur i plików do konkretnych zadań w projekcie.
    Automatyczny system zarządzania fakturami, dedykowany działom księgowym.

Efekt

Efekt

Aplikacja do zarządzania projektem inwestycyjnym

Stworzyliśmy spójne narzędzie do zarządzania projektem na każdym jego etapie, dostosowane do różnych ról, jakie przypisuje się pracownikom w projekcie. Aplikacja dedykowana jest Kadrze zarządzającej, Kierownikom projektu, Pracownikom oraz Działowi finansowemu. Dostępne funkcjonalności agregują bazę dokumentów, raportów i faktur, niezbędnych do płynnego poruszania się po projekcie, z możliwością modyfikacji funkcji systemu wedle indywidualnych potrzeb.

Informujemy, iż w celu optymalizacji treści dostępnych w naszym serwisie, dostosowania ich do Państwa indywidualnych potrzeb korzystamy z informacji zapisanych za pomocą plików cookies na urządzeniach końcowych użytkowników. Pliki cookies użytkownik może kontrolować za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Akceptuję